[Giải đáp] PO là gì trong xuất nhập khẩu?

PO là một loại hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ giữa người mua và người bán quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu. PO có thể được coi là một cam kết thanh toán của người mua cho người bán, nếu người bán thực hiện đúng các điều khoản và điều kiện được quy định trên PO. 

Vậy cụ thể PO là gì? Trong bài viết này, HVT Logistics sẽ giải đáp A-Z một cách dễ hiểu nhất về loại văn bản này và cách sử dụng chúng hợp lệ trong xuất nhập khẩu.

Cùng bắt đầu nhé!

1. PO (Purchase Order) là gì?

PO là viết tắt của Purchase Order

PO (viết tắt của cụm từ Purchase Order) có nghĩa là Đơn Đặt Hàng là một loại văn bản chứng minh sự đồng ý của người mua với các điều khoản và điều kiện của người bán về số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, vận chuyển và bảo hiểm hàng hóa. PO cũng có thể chứa các thông tin khác như tên và địa chỉ của các bên, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng, chữ ký và con dấu của người đại diện.

PO có vai trò quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu, vì nó là cơ sở để người bán xác nhận đơn hàng, chuẩn bị hàng hóa, xuất hóa đơn và yêu cầu thanh toán. PO cũng là cơ sở để người mua kiểm tra hàng hóa khi nhận hàng, yêu cầu bồi thường hoặc khiếu nại nếu có sai sót hoặc thiếu sót.

>>> Xem thêm: Thủ tục nhập khẩu sữa bột về Việt Nam

2. Nội dung trên Purchase Order

Nội dung của Purchase Order như thế nào?

Một PO thường có các nội dung sau:

Số PO: là số thứ tự của PO, dùng để theo dõi và quản lý đơn hàng.

Ngày PO: là ngày lập PO, thể hiện thời điểm bắt đầu của hợp đồng mua bán.

Tên và địa chỉ của người mua và người bán: để xác định danh tính và trách nhiệm của các bên.

Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ: để nêu rõ loại, chủng loại, số lượng, quy cách, chất lượng, tiêu chuẩn và mã số của hàng hóa hoặc dịch vụ.

Đơn giá và tổng giá trị: để biểu thị giá cả của hàng hóa hoặc dịch vụ theo đơn vị tiền tệ đã thỏa thuận.

Thời gian giao hàng: để quy định thời hạn giao nhận hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Phương thức thanh toán: để quy định hình thức, điều kiện và thời hạn thanh toán giữa các bên.

Phương thức vận chuyển: để quy định phương tiện, đường đi, nơi giao nhận và chi phí vận chuyển hàng hóa.

Phương thức bảo hiểm: để quy định loại bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm, tỷ lệ bồi thường và chi phí bảo hiểm hàng hóa.

Các điều khoản và điều kiện khác: để quy định các quyền và nghĩa vụ của các bên trong trường hợp có sự cố, tranh chấp, thay đổi hoặc hủy bỏ PO.

3. Mục đích sử dụng Purchase Order

PO có các mục đích sử dụng như sau:

Là một loại hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ giữa người mua và người bán, có giá trị pháp lý và có thể được thực thi trong trường hợp có tranh chấp.

Là một công cụ quản lý đơn hàng, giúp người mua và người bán theo dõi và kiểm soát tình trạng giao nhận, thanh toán và bảo hiểm hàng hóa.

Là một công cụ kế toán, giúp người mua và người bán lập hóa đơn, quyết toán thuế, lập báo cáo tài chính và kiểm toán.

Là một công cụ thống kê, giúp người mua và người bán phân tích nhu cầu, xu hướng, cạnh tranh và hiệu quả của thị trường.

4. Quy trình sử dụng Purchase Order

Quy trình sử dụng PO thường gồm các bước sau:

Bước 3: Người mua so sánh các báo giá hoặc thông tin từ nhiều người bán và lựa chọn người bán phù hợp nhất về chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và các điều khoản khác.

Bước 4: Người mua lập PO và gửi cho người bán để xác nhận đơn hàng. PO có thể được gửi qua email, fax, thư hoặc các phương tiện khác.

Bước 5: Người bán nhận PO từ người mua và kiểm tra các nội dung trên PO. Nếu đồng ý với các điều khoản và điều kiện trên PO, người bán gửi lại PO đã ký và dấu cho người mua để xác nhận đơn hàng. Nếu không đồng ý, người bán có thể yêu cầu sửa đổi hoặc từ chối PO.

Bước 7: Người mua nhận hàng hóa hoặc dịch vụ từ người bán và kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách và các thông tin khác theo PO. Nếu không có sai sót hoặc thiếu sót, người mua thanh toán cho người bán theo phương thức đã thỏa thuận. Nếu có sai sót hoặc thiếu sót, người mua có thể yêu cầu người bán sửa chữa, đổi trả hoặc bồi thường.

Lưu ý: Việc thanh toán trước hoặc sau khi nhận hàng sẽ phụ thuộc vào thoả thuận giữa bên mua và bên bán.

Trên đây là toàn bộ giải đáp của HVT Logistics về “PO là gì trong xuất nhập khẩu?” và những thông tin liên quan. Hy vọng với thông tin chúng tôi đã đề cập ở trên, chúng đã giúp ích cho bạn trong quá trình thực hiện các thủ tục, giấy tờ trong công việc xuất nhập khẩu của mình. Chúc bạn thành công!

>>> Nếu đang gặp vấn đề về giấy tờ thông quan hàng hóa, tham khảo: Dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói tại Hà Nội

BÀI VIẾT LIÊN QUAN Laycan là gì? Phân biệt Laycan và Laytime (+ví dụ cụ thể)